Обязательные документы
Обязательный комплект одинаков для любой партии. Без него машину не примут на складе и не пропустят через пост. Каждый документ имеет свой срок действия и своего подписанта.
| Документ | Кто оформляет | Что подтверждает | Срок |
|---|---|---|---|
| Товарная накладная | Бухгалтерия продавца | Передачу товара и стоимость | В день отгрузки |
| Упаковочный лист | Склад производителя | Раскладку по коробкам | В день упаковки |
| Транспортная накладная | Перевозчик | Маршрут и приёмку груза | До погрузки |
| Счёт на оплату | Бухгалтерия продавца | Сумму к оплате | До отгрузки |
| Доверенность на получателя | Получатель | Право принять груз | В день приёмки |
Отправьте сканы накладной и упаковочного листа получателю до прибытия машины. Приёмщик подготовит место и не задержит разгрузку.
Документы по маркировке
Одежда подлежит обязательной маркировке средствами идентификации. К партии прикладывают документы, которые подтверждают нанесение кодов и их передачу в систему.
- Сведения о нанесённых кодах маркировки по каждой единице
- Документ о передаче кодов в государственную систему
- Сертификат или декларация соответствия на продукцию
- Протокол испытаний при наличии требований к составу
- Акт списания кодов при обнаружении брака
Коды маркировки передают в систему до отгрузки. Если код не передан, склад маркетплейса не примет товар, а розница не сможет продать единицу через кассу.
Документы качества
Декларация соответствия оформляется на серийный выпуск или на партию. Для детской одежды требования строже: нужны документы на каждый вид изделия.
| Группа товара | Документ | Кто выдаёт |
|---|---|---|
| Взрослая одежда | Декларация соответствия | Аккредитованная лаборатория |
| Детская одежда | Сертификат соответствия | Орган сертификации |
| Спецодежда | Сертификат с защитными свойствами | Орган сертификации |
| Трикотаж бельевой | Декларация с гигиенической оценкой | Аккредитованная лаборатория |
Порядок подготовки
Документы готовят в обратном порядке от погрузки. Сначала определяют дату отгрузки, затем собирают комплект, затем проверяют подписи и печати.
- Согласовать дату и адрес отгрузки с получателем
- Проверить наличие действующей декларации или сертификата
- Оформить товарную накладную и счёт
- Сформировать упаковочный лист по факту упаковки
- Передать коды маркировки в систему
- Заказать перевозку и оформить транспортную накладную
- Собрать комплект в папку и передать водителю
Копия накладной без печати продавца не имеет силы при споре. Проверьте подписи и печати до закрытия дверей машины.
Передача документов
Оригиналы передают с грузом, копии отправляют электронно. Водитель получает транспортную накладную и упаковочный лист. Получатель получает товарную накладную и счёт.
- Оригинал товарной накладной в двух экземплярах
- Оригинал транспортной накладной в трёх экземплярах
- Копия упаковочного листа в коробку с документами
- Копия декларации соответствия по требованию
- Электронные сканы всех документов на почту получателя
Частые вопросы
Можно ли отгрузить партию без декларации соответствия
Нет. Декларация или сертификат обязательны для одежды. Без документа партию не примет маркетплейс и может оштрафовать розница.
Кто оформляет доверенность на получателя
Получатель. Он выдаёт доверенность своему сотруднику на право принять груз и подписать накладную.
Что делать, если документы остались на складе
Отправить электронные копии сразу и дослать оригиналы почтой. Приёмка возможна по копиям с последующей заменой на оригиналы.